05/07 - Mise en route du chèque-transport

Comment les attribuer?

> Ne pas discriminer. L'attribution des chèques-transport est, dans son principe, facultative. Mais à partir du moment où l'employeur prend la décision d'attribuer ces titres, c'est l'ensemble des salariés qui doit bénéficier de ce choix.

Consulter le CE. L'employeur doit, au préalable, consulter le comité d'entreprise (ou, à défaut, les délégués du personnel) à la fois sur le principe de remise des chèques et sur les modalités de leur attribution.

Quels trajets, quels transports ?
Exclusivement le trajet domicile-travail. Le chèque-transport est utilisé par le salarié pour payer ses frais de transport pour son trajet domicile habituel-lieu de travail. Dans ce cadre, le chèque «transports collectifs» est destiné à régler les frais des transports en commun et le «chèque carburant» est conçu pour payer les frais d'essence liés à l'utilisation par le salarié de son véhicule pour ce trajet, dans les conditions détaillées ci-dessous.
Droit au chèque carburant. Ce chèque est réservé aux salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel pour aller travailler, soit car l'entreprise est implantée dans une zone non desservie par les transports urbains, soit parce qu'ils ont des horaires excluant l'usage des transports en commun (certains travailleurs de nuit, etc.).

Un chèque nominatif. Les chèques-transport acquis par l'entreprise ne peuvent être utilisés que par les salariés employés par cette entreprise.

En outre, les chèques-transport ne peuvent être utilisés que par le salarié auquel l'employeur les a remis.

Précisions sur les Salariés concernés

Des précisions sont apportées sur trois situations particulières.

Salarié à temps partiel. Quand le salarié est employé selon un horaire au moins égal à un mi-temps (par rapport à la durée légale ou, si elle lui est inférieure, conventionnelle), il doit bénéficier du chèque-transport dans les mêmes conditions qu'un salarié à temps complet.

Si le salarié est employé selon un horaire de travail inférieur à un mi-temps, l'attribution de chèques-transport est effectuée au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet, compte tenu de la période de validité du titre.

Exemple : Dans une entreprise où la durée du travail est fixée à 35 heures hebdomadaires, les salariés bénéficient chaque mois d'un chèque-transport d'une valeur faciale de 40€. Trois salariés sont employés à temps partiel :
- deux salariés ont un horaire de travail de 26 heures par semaine : ils doivent , comme les salariés à temps complet, bénéficier d'un chèque-transport de 40€ ;
- une salariée travaille 16 heures par semaine : le montant du chèque-transport qui lui est attribué est proratisé selon la formule suivante : (16/17,5) X 40 = 36,57 €.

Salarié multilieu de travail.Lorsque le salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise et que celle-ci n'assure pas le transport sur ces différents lieux, il peut prétendre à l'attribution de chèques-transport pour effectuer l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail.

Salarié quittant l'entreprise. Le salarié qui quitte l'entreprise est tenu de remettre à l'employeur, au moment de son départ, les chèques-transport demeurant en sa possession. En contrepartie, le montant de sa contribution à l'achat de ces chèques lui est remboursé.

salariés exclus d'office

En revanche, certains salariés ne peuvent prétendre au bénéfice des chèques-transport. Il s'agit des :

- salariés pour lesquels l'employeur a mis un véhicule à disposition permanente tout en prenant en charge les dépenses de carburant afférentes ;

- salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ;

- salariés dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur ;

- salariés bénéficiant des remboursements de frais professionnels pour les trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Exonérations sous conditions
Coût patronal. Les sommes que l'employeur affecte au financement du chèque-transport sont exonérées de cotisations de sécurité sociale, de CSG, CRDS et d'impôt sur le revenu dans la limite, soit de la moitié du prix de l'abonnement à un transport collectif, soit de 100 € par an pour le chèque « carburant ». Toutefois, l'exonération de cotisations ne peut être cumulée avec d'autres exonérations liées aux remboursements de frais de transport domicile-lieu de travail. En Ile-de-France, la participation de l'employeur à un chèque « transports collectifs » n'est donc pas exonérée s'il prend déjà en charge 50 % de la carte Orange. Dans les faits, ce nouveau chèque intéresse principalement les employeurs établis en province et, en Ile-de-France, ceux qui emploient des salariés selon des horaires atypiques.

Comité d'entreprise. L'employeur ne peut pas déduire les sommes qu'il affecte au chèque-transport des subventions dues au CE. Par ailleurs, le comité d'entreprise peut décider de financer tout ou partie du montant du chèque-transport à la charge du salarié. Sa participation est exonérée de cotisations sociales si elle n'excède pas le prix de l'abonnement à un mode de transport collectif (ou 100 E par an pour le chèque «carburant»), une fois cumulée avec l'aide de l'employeur.

Support papier ou dématérialisé

Les chèques-transport peuvent revêtir soit la forme papier, soit la forme dématérialisée.

Chèque-transport « papier ». Les chèques-transport émis sur support papier doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires et incorporer des signes de sécurité communs aux émetteurs, afin de faciliter leur identification par les bénéficiaires et les accepteurs et prévenir les risques de fraude. Leur valeur faciale est exprimée en euros, en chiffres et en lettres.

Comme pour le titre-restaurant, il est interdit de rendre la monnaie lors de la présentation en paiement d'un chèque-transport.

Chèque-transport dématérialisé. Le chèque-transport dématérialisé doit permettre, au moment du paiement, d'identifier et d'authentifier le salarié, de connaître le nom et l'adresse de l'émetteur, le montant de la valeur libératoire, l'année civile d'émission, la période d'utilisation et la mention « transports collectifs » ou « carburant », selon les cas. Il est également pourvu d'un dispositif de sécurité destiné à prévenir la fraude. Concrètement, il peut prendre la forme d'un compte préchargé affecté aux dépenses de transport entre le domicile et le travail.

Le chèque-transport dématérialisé peut mentionner une valeur faciale ou non. Dans la négative, il doit limiter les opérations de chargement annuelles:

- soit à hauteur du montant annuel de l'abonnement aux transports collectifs (usage « transports collectifs ») ;

- soit à hauteur de 100 € (usage « carburant »).

Quelle durée de validité ?

Durée limitée. Le chèque-transport ne peut être utilisé que pendant l'année civile d'émission et au cours du premier mois de l'année suivante.

Remboursement. Si le chèque-transport n'a pas été utilisé au cours de cette période, le salarié peut le restituer à l'employeur : il est échangé gratuitement contre un (ou plusieurs) chèque(s)-transport de même valeur totale pour la période ultérieure. Lorsque l'employeur a acquis ses chèques-transport auprès d'un émetteur habilité, il peut obtenir gratuitement auprès de celui-ci l'échange des chèques inutilisés.

Relations employeur - émetteur

Remise des chèques-transport par l'émetteur. L'employeur commande les titres spéciaux de paiement auprès d'un organisme émetteur. Il doit en régler la contre-valeur, soit à la commande, soit, au plus tard, au moment de la livraison.

Conservation des informations. Les émetteurs habilités sont tenus de conserver les informations relatives aux chèques-transport pendant une période de 10 ans. Ils doivent également restituer les informations synthétiques aux employeurs qui en font la demande (en vue, par exemple, d'un contrôle de l'administration fiscale ou de l'ACOSS). À l'issue de ce délai, les informations peuvent être détruites.

Source : décret 2007-175 du 9 février 2007, JO du 10