L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision. Il assure notamment le traitement du courrier entrant et sortant, l’envoi de mailings, répond au téléphone, gère l’agenda, le travail administratif de différents services et s’occupe des commandes de fournitures de bureau. L’Office Manager est l’interlocuteur privilégié entre le secrétariat social et les travailleurs. Il est en charge du classement, de la correspondance et des factures sortantes. Sans oublier la rédaction d’offres et de promotions commerciales, l’organisation de réunions et d’ateliers, et l’approvisionnement de la cuisine.
Malgré l’importance des tâches administratives et organisationnelles, le relationnel reste un élément important de ce poste. L’Office Manager est en contact permanent avec les salariés qu’il encadre, assure l’accueil téléphonique et gère les relations avec les partenaires.
L’Office Manager travaille généralement au sein d’une PME ; il assiste le dirigeant dans tout ce qui relève du domaine administratif et du relais de l’information.
L’Office Manager gère de multiples tâches dont il lui faut gérer les priorités. Bien gérer son temps et ses ressources est une condition majeure pour éviter le stress. Sa polyvalence le conduit à être très sollicité par ses collaborateurs et par les clients : il lui faut donc savoir conserver son professionnalisme et sa disponibilité.
L’Office Manager maîtrise parfaitement la Suite Microsoft Office. Il est de préférence bilingue, idéalement trilingue.
Polyvalence, méthode, organisation, anticipation, autonomie, réactivité, bon sens relationnel et très bonne maîtrise de la langue française sont autant de qualités nécessaires pour réussir dans ce métier.
Avoir au minimum une expérience professionnelle précédente (idéalement en tant qu’Assistant de Direction) est indispensable.
L’Office Manager peut évoluer vers les métiers de Responsable Administratif et Financier, Responsable des Services Généraux ou Secrétaire Général.
Les critères de performance relèvent autant du savoir-faire que du savoir-être : l’Office Manager doit être polyvalent, organisé, efficace, concentré et doté d’un bon relationnel.
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