• Les missions de l'Office Manager

    Activités

    L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision. Il assure notamment le traitement du courrier entrant et sortant, l’envoi de mailings, répond au téléphone, gère l’agenda, le travail administratif de différents services et s’occupe des commandes de fournitures de bureau. L’Office Manager est l’interlocuteur privilégié entre le secrétariat social et les travailleurs. Il est en charge du classement, de la correspondance et des factures sortantes. Sans oublier la rédaction d’offres et de promotions commerciales, l’organisation de réunions et d’ateliers, et l’approvisionnement de la cuisine.

    • Concrètement l’Office Manager prend en charge les missions suivantes :
      • Responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau
      • Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings
      • Prise en charge des contacts téléphoniques entrants
      • Gestion de l’agenda, le travail administratif de différents services Gestion des commandes de fournitures de bureau
      • Prise en charge du classement, de la correspondance, des factures sortantes du suivi des coûts, de la rédaction d’offres et de promotions, de l’organisation de réunions et d’ateliers
    • En matière de comptabilité il traite les opérations de comptabilité générale comme :
      • L'organisation
      • L'informatique et la bureautique
      • Les nouvelles technologies (internet / téléphonie mobile)
      • Le juridique (création / statuts / fiscalité / aides et financements)
      • L'immobilier (locaux et bureaux / aménagement)
      • La finance et la gestion (caution /comptabilité / bilan / banque / assurance)
      • Le marketing et le développement (méthodes / gestion)
      • La communication (documents / externe / interne)
      • Les ressources humaines (télétravail / recrutement / contrats et fin de contrats / congés et temps de travail / gestion du personnel / traitement des candidatures)
      • Les relations commerciales (clients / fournisseurs)
      • Les relations avec les administrations (suivi / contrôles)
      • La vie de l’Entreprise (bien-être des collaborateurs)

    Environnement relationnel

    Malgré l’importance des tâches administratives et organisationnelles, le relationnel reste un élément important de ce poste. L’Office Manager est en contact permanent avec les salariés qu’il encadre, assure l’accueil téléphonique et gère les relations avec les partenaires.

    Entreprises et cadre d'intervention

    L’Office Manager travaille généralement au sein d’une PME ; il assiste le dirigeant dans tout ce qui relève du domaine administratif et du relais de l’information.

    Conditions de travail

    L’Office Manager gère de multiples tâches dont il lui faut gérer les priorités. Bien gérer son temps et ses ressources est une condition majeure pour éviter le stress. Sa polyvalence le conduit à être très sollicité par ses collaborateurs et par les clients : il lui faut donc savoir conserver son professionnalisme et sa disponibilité.

    Profil

    Connaissances spécifiques

    L’Office Manager maîtrise parfaitement la Suite Microsoft Office. Il est de préférence bilingue, idéalement trilingue.

    Qualités majeures

    Polyvalence, méthode, organisation, anticipation, autonomie, réactivité, bon sens relationnel et très bonne maîtrise de la langue française sont autant de qualités nécessaires pour réussir dans ce métier.

    Expérience

    Avoir au minimum une expérience professionnelle précédente (idéalement en tant qu’Assistant de Direction) est indispensable.

    Évolution professionnelle

    L’Office Manager peut évoluer vers les métiers de Responsable Administratif et Financier, Responsable des Services Généraux ou Secrétaire Général.

    Critères de performance

    Les critères de performance relèvent autant du savoir-faire que du savoir-être : l’Office Manager doit être polyvalent, organisé, efficace, concentré et doté d’un bon relationnel.


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    GRADUATE Responsable Petit./Moy. Structure

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